Privacyverklaring

1. De vzw Koninklijke Harmonie Sint-Cecilia Gingelom (hierna : “de vereniging”) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en het respecteren van uw privacy. In onderhavige verklaring wil de vereniging heldere en transparante informatie geven over uw verzamelde persoonlijke gegevens. De vereniging houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) en is de verantwoordelijke voor de verwerking van al uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze privacy verklaring vragen heeft hierover of u contact met ons wenst op te nemen, kan u zich richten tot de voorzitter (Simon Vinck, simon.vinck@skynet.be; 0493/05.01.10 ) of de secretaris (Julien Delorge, julien.delorge@telenet.be; 0493/25.87.24) van onze vereniging.

2. Uw persoonsgegevens worden door de vereniging verwerkt o.a. ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van de vereniging, in uitvoering van de lidmaatschapsvoorwaarden;
• Het versturen van informatie, nieuwsbrieven en uitnodigingen;
• Het bekomen van eventuele subsidiëring door de overheid;
• Het overmaken van de ledenlijst aan Vlamo;
• Een ledenlijst op onze website;
• De administratie van onze sponsors;
• Verzekeringsdoeleinden.

De rechtsgronden betreffen vooral de toestemming van betrokkene, het gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke, meer uitzonderlijk de contractuele overeenkomst (verzekering) en uitzonderlijk het algemeen belang/openbaar gezag.

3. Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan en verwerken:

• Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer(s), e-mailadres;
• Persoonlijke kenmerken: geboortedatum, muzikale achtergrond.
• Financiële gegevens.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

4. De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Categorieën van ontvangers zijn :  de (lokale) overheid, Vlamo, verzekering.  Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met verwerkende partijen dienen uiteraard de nodige afspraken ter beveiliging van uw persoonsgegevens te worden gemaakt. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is of indien u ons hiervoor schriftelijk toestemming geeft. Deze toestemming kunt u ten allen tijde intrekken.

Er worden geen persoonsgegevens verstrekt aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

We verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen jonger dan 16 jaar, indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of de wettelijke vertegenwoordiger.

5. Bewaartermijn: de vereniging bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. De gegevens zullen niet langer dan één jaar bewaard worden na het einde van uw lidmaatschap of na het laatste gebruik van uw persoonsgegevens.

6. Beveiliging van de gegevens: de vereniging heeft de passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking en verlies. Zo werden o.a. volgende maatregelen genomen: alle personen en medewerkers, die namens de vereniging kennis van persoonsgegevens kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding van deze gegevens. Er wordt gewerkt met gebruikersnaam en wachtwoorden, back-ups ter herstel van de gegevens bij technische incidenten of verlies. Onze beveiligingsmaatregelen zijn het voorwerp van regelmatige evaluatie en intervisie.

7. U heeft recht op informatie, inzage, correctie, overdraagbaarheid, beperking of verwijdering van de persoonsgegevens welke we van u ontvangen hebben. Tevens kan u uw toestemming intrekken en verzet aantekenen tegen de verwerking door de vereniging van uw gegevens of een deel hiervan. Zie contactpersonen onder punt 1.

8. Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact op te nemen met ons. Zie contactpersonen onder 1. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, d.i. de toezichthoudende autoriteit op het gebied van de privacy bescherming.

9. U vindt deze verklaring tevens op onze website: https://harmoniegingelom.be. De vereniging kan zijn privacy statement wijzigen. Hiervan zal u per mail en via de website op de hoogte worden gebracht.

Te Gingelom, 1 juli 2023

Namens de vzw Koninklijke Harmonie Sint-Cecilia Gingelom,

Simon Vinck, voorzitter Julien Delorge, secretaris